ITUMUK Membership and Confidential Records Board

MEMBERSHIP AND CONFIDENTIAL RECORDS COMMITTEE

Chairman:
V. Chairman: Gülali Yalcinkaya, [email protected]
Records Officer: N/A
Natural Member: Kaya Büyükataman, President ITUMUK [email protected]
Natural Member: Mithat Yüce, Vice President ITUMUK [email protected]

Üyelik ve Gizli Evraklar Komitesi, üyelik basvurularini inceleyerek Genel Yönetim Kuruluna gerekli öneri ve degerlendirmelerde bulunur. Bu degerlendirmelerin basvuru tarihinden itibaren iki aylik süre icinde tamamlanmasi gerekir. Üyelerin kayitlarinin güncel olmasi ve üyelige özendirme yönündeki calismalar da bu komitenin görevleri arasindadir.

Komite yedi kisiden olusur, Baskan ve yardimcisi iki yilda bir, kayit görevlisi ise üc yilda bir secilir. Geriye kalan dört kisi ise aralarinda Dernek Baskan ve yardimcisinin da oldugu ve Genel Idare Kurulunda olan dogal üyelerdir. Üyelik Komitesi Baskani ve yardimcisi Genel Idare Kurulu üyesidirler ve Yönetim Kurulu Baskani tarafinda aday gösterilir ve Genel Idare Kurulu tarafindan atanirlar.

Komitemiz su anda bir eksik personel ile hizmetlerini aksatmadan sürdürmeye gayret göstermektedir. ITÜ-MD'yi yeni adaylara tanitmak ve sorularina cevap vermek ve bize diger bazi konularda yardimci olacak bir ITÜ mezunu arkadasa ihtiyac duymaktayiz. Engel üretmek yerine is yapmayi, sadece düsünce üretmek yerine ayni zamanda düsüncelerini uygulamaya koymayi, sadece elestirmek yerine begenmediginiz taraflari düzeltmek üzere calismalarda aktif olarak görev almayi kendinize ilke edinmisseniz bize yardimci olabilirsiniz. ITÜ'ye yardim ancak güclü bir üye yapisina sahip ITÜ-MD ile mümkündür. Üyelik Komitesi'nin bir üyesi olarak bu zincire halka ilave etmek gibi güzel bir görevi üstlenmek üzere bizimle temasa gecin.

ITÜ-MD Üyelik ve Gizli Evrak Komitesinin Faaliyetleri

ITÜ mezunlari arasindaki iletisimin devamini saglamak icin daima guncel kalacak bir veri tabanina ihtiyac oldugu aciktir. Bunu gerceklestirmek icin ITUMUK Uyelik ve Gizli Evrak Komitesi olarak mezunlarimizin Internet uzerinden veri tabaninina ulasmalarini saglayacak duzenlemelerde bulunduk. Bunun yanisira, dernegimize uyeligi kolaylastirmak amaciyla bir "on-line" basvuru formunu henuz hazirladik ve uye olmak isteyenlerin hizmetine sunduk.

Gelistirilen sistem sayesinde, mezunlarimiz bir Web tarayicisi vasitasi ile veri tabanina ulasabilirler. Elektronik posta ile yolladigimiz sifre ve kullanici numaralarini kullanarak kendilerine ait kayitlari guncellestirebilmektedirler. Gonderdigimiz sifreleri hatirlayamayan ve bizden sifrelerini yeniden yollamamizi isteyen kullanicilarin sayisinin fazlaligini dikkate alarak herkesin kendi sifresini diledigi sekilde degistirmesine olanak taniyan bir duzenlemeye gitmeyi gerekli gorduk. Cok yakin bir tarihte boyle bir sistemi mezunlarimizin hizmetine sunduk.

Dernegimiz, mezunlarimiza gonderdigi elektronik mesajlar ile mezunlarimiz arasindaki iletisimi surekli kilmaya caba sarfetmektedir. Komitemiz, bu cabaya katkida bulunmak icin dagitim listesini olusturma gorevini ustlenmistir. Veri tabanindan otomatik olarak elde edilen farkli dagitim listeleri sayesinde mezunlarimizin sadece arzu ettikleri konularda mesajlar almasi mumkun olmustur. Mevcut duzenlemede gonderilen mesajlar alti sinifa ayrilmistir. Ihtiyac duyuldukca bunu artirmak sozkonusudur.

Bir veri arastirma mekanizmasi gelistirilerek Internet uzerinden mezunlarimizin, arkadaslarini veya dayanisma amaciyla kendi bolgesinde yasayan ITU mezunlarini bulabilmesi saglanmistir. Elektronik posta adresi, telefon numarasi gibi bilgilere bu mekanizma sayesinde ulasmak mumkundur. Is bulmaya yonelik olarak GENC-ITU'nun bir "CV-bank" olusturarak mezunlarimizin kolayca is bulmalarini saglamaya yonelik cabalarina katkida bulunmak amaciyla dernegimizin uyesi olanlarin ozgecmislerine yukarida bahsedilen arastirma mekanizmasi ile ulasmayi mumkun kilacak bir sistem gelistirmeyi planlamaktayiz. Arastirma mekanizmasi ile ulasilan kisisel sayfalara fotograflarin yerlestirilmesine baslanmistir.

Dernege uyeligi kolaylastirmasi icin bir "on-line" basvuru formu Internet'e yerlestirilmistir. Uye olmak isteyenler bir Web tarayicisi ile uyelik basvurusunu yapabilmektedir. Uyelige davet icin Internet'in tum imkanlari kullanilmaya calisilmaktadir. Bolge ve komite baskanlarinin yeni muracaatlardan aninda (otomatik olarak) haberdar edilmesi yonunde calismalar baslatilmistir.

Ileriye yonelik planlarimiz ozet olarak uyelerimizin ozgecmislerini is bulmalarini kolaylastirmak amaciyla mevcut sisteme dahil etmektir.

Purpose

The purpose of the Membership Committee is to review the qualifications of, and make recommendations to the Board on, the applications for membership as a Component Association and also maintain record of each alumnis in the data base

Committee Membership and Chairperson

Members of the Membership Committee shall be nominated by the President and concurred by the Board of Directors. The Membership committee shall consist of three members. The President shall designate one of the members as the Chairperson. Alternatively, the members can choose the Chairperson among themselves.

Powers and Responsibilities

The main duties and responsibility of the Membership Committee is to review applications to become a Component Association. and also assure the alumni information is up to date. The review process shall be as follows:

1. The Membership Committee reviews the information submitted by the applicant as described in Part II, Component Associations.

2. Upon completion of their review, the committee formulates their recommendation and submits it to the Board. The basis for the recommended action is also transmitted to the Board.

3. The membership committe than records all required to data base for each individual. In the event of individual applications, data recorded and upon approval of membership information given to the nearest component association.

Operations

Upon receiving the application for membership, the Headquarters Office promptly forwards these documents to the Chairperson of the Membership Committee and the cognizant Vice President. The membership committee acts upon the applications received in a timely manner. Committee meetings are scheduled as the need arises. The review process should be completed within two months after the receipt of the required documentation from the applicant.

Records

The committee shall return to the ITUMD Office a copy of the application documents, together with their recommendation and the basis for their recommendation. Once the recommendation is given, all documents related to the subject matter shall be properly filed.

The Membership Committee shall prepare an annual report for presentation at the annual assembly meetings.

ARTICLE XIII, MEMBERSHIP AND CONFIDENTIAL RECORDS BOARD BYLAWS